仕事の優先順位付けと阻害要因を特定し業務の生産性を上げる方法とは

日常の話題
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この記事は約5分で読めます。

毎日の業務などが忙しすぎて、1日24時間じゃ足りないと頭を悩ませている方もいると思います。

 

コウ
コウ

今回は、実践が比較的容易な時間管理の質を高める方法をご紹介するよ。

 

時間を有効管理する方法を実践すれば、

  • 他の人への業務の委任
  • タスクの優先順位付け
  • 仕事の効率化

など毎日の業務を無駄なく無理なく完了させることができます。

 

サナエ
サナエ

時間ばかりかかって仕事が進まないという方は、良かったら参考にしてみてね。

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時間の有効管理と阻害要因の特定

RobinHiggins / Pixabay

毎日、あくせく仕事をしていると、

  • 電話
  • メール
  • SNS
  • オフィスの騒音

など業務の効率を下げる様々な阻害要因に出くわします。

 

コウ
コウ

考えようによっては、会議室からオフィスの往復ですら阻害要因に繋がるかもしれんね。

サナエ
サナエ

そこまでだと、細かいな~

仕事の効率や生産性を向上させる解決の第一歩は、阻害要因の原因を特定することです。

仕事にかかった時間を記録する

geralt / Pixabay

コウ
コウ

阻害要因を特定するための具体的な方法は、個々の仕事にかかった時間を逐一記録すること。

サナエ
サナエ

この作業が時間を有効活用するためのヒントになるよ。

スプレッドシートでも手書きでも良いので、毎日のタイムシートを作成しましょう。

 

  • 1つ1つの作業
  • 仕事の中断
  • 電話
  • 外出

などすべて作業に何分かかったのかを事細かに記録することが重要です。

時間配分を正確に把握できるように1、2週間は続けてみるのがオススメです。

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特定した阻害要因の影響を最小限に抑える6つの方法

①オンライン生産性ツールを活用してみる

google keepの説明

image:google keep

コウ
コウ

ネット上には、スマホやパソコンで使える便利なタスク管理ツールがあります。

サナエ
サナエ

おぬしは、googleの「keep」とか「trello」とか使ってるよね。

「google keep」「trello」といったオンライン生産性ツールでto doリストを作成するのもタスク管理に役立ちます。

また、他人にタスクを割り振るためのツールや納期間近の通知を受け取るツールなどもあります。

このようなオンラインツールの多くは無料で提供されているものや条件付きの無料版か有料ツールもありますので有効活用していきましょう。

②会議中は集中する

Free-Photos / Pixabay

コウ
コウ

出席する必要が無く、メリットが無い会議は参加を要請されても断りましょう。

サナエ
サナエ

外資系の企業とかなら、そういうのも当たりまえかもだけど、日本の会社に勤めている人は会議断るのはキツイかもね。

コウ
コウ

うーむ、まだいまだに古い体質は残っているか・・・。

この企業体質を変えていかないと外資にはもう勝てないかもな。

「時は金なり」です。

時間を有効活用しましょう。

また、自分が会議を主催している場合は事前に資料を配り、時間を厳守する。

③to do リストを毎日作成する

trelloの解説

image:trello

その日にやる事をリストにまとめて優先順位を付ける習慣を身につけましょう。

手書きメモか上記のようなオンラインツールで「to doリスト」を作成し優先順位を付けます。

1つ1つの業務が完了するたびに、リストにチェックを付けることで動機付けにもなり、仕事をこなしていく推進力にもなります。

また、前日の業務後に明日の予定をリスト化しておくと翌日の予定もスムーズに進めることができますよ。

タスク管理のポイントは、やる事を詰め込み過ぎない事。
あれもこれもと詰め込み過ぎると、やる気だけでなく生産性も落ちます。

④休憩を取る

定期的に休憩を取りましょう。

5~10分の休憩で集中力と生産が高まります。

定期的にストレッチなどで体を動かすことは重要です。

⑤阻害要因を排除する

集中したい時は、周囲にそう伝えるか、阻害要因の少ない場所に移動するといった場所を変えることも1つの方法です。

⑥睡眠をしっかりとる

睡眠不足は仕事に影響します。

翌日に備えて夜はゆっくり休みましょう。

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まとめ

コウ
コウ

業務の効率と生産性を向上させる簡単な方法についてご紹介しました。

サナエ
サナエ

予定を挙げて、優先順位を付けるだけなら私にもできそうやな。

時間管理の実践により生産性は向上しても、対応すべき会議や業務メールなど、阻害要因がゼロになることはありません。

しかし、時間管理の改善に取り組めば仕事だけでなく、プライベートでもメリットが望めます。

これにより、今まで悩まされていたストレスの緩和や、ミスの減少、生産性の向上も期待できます。

毎日の仕事の阻害要因を特定して影響を最小限に抑える対策をたててみてはいかがでしょう?

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コウ

どうも、コウです。
宮崎県在住、妻と二人暮らしです。
もともと、パソコン修理のカスタマーエンジニアをしていました。
機械いじりやネット関係、謎が謎を呼ぶ不思議な事が好きなので、そのジャンルの情報発信と日常の中で埋没しがちな素朴な疑問を拾い上げ考察します。
えるたそ~と同じで「私、気になります病」を発症しているので好奇心をエサに生きています。

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