忙しい現代社会では、「to doリスト」も膨大になりがちで、その量に圧倒されてしまうこともあるかもしれません。
そんな時は、業務に優先順位を付けたり、他の人に任せてしまうことが効果的です。
アイゼンハワーマトリクスを使えば優先順位を付けるのが楽だよ。
やることをリストアップしてもどれから手を付ければ良いか迷ってしまうけど、これがあれば素早く決めれるね。
業務の優先付けや人に任せるメリットや「アイゼンハワーマトリクス」を使用した業務を素早く優先付けする方法について解説します。
業務に優先順位付けが重要な理由
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新しい業務を始める際や、会社を企業する場合など、スケジュール管理が重要な場面は数多くあるよね。
優先順位が重要な理由をいくつか挙げてみます。
- 明確な目的意識を持って業務に集中する事が出来るようになる
- 業務を細かく分けることで、管理しやすく達成しやすくなる
- 効率が上がり、時間をより有効に活用できるようになる
- 問題点を突き止め、業務を見直して取捨選択し他の人に任せたりできるようになる
業務に優先順位を付けることで、上記のようなメリットが生まれます。
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業務の優先順位をすばやく決めることができる「アイゼンハワーマトリクス」とは
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アイゼンハワーマトリクスは、アメリカ代34代大統領ドワイト・D・アイゼンハワーが使っていた時間管理のテクニックだよ。
大統領ともなると毎日が忙しそうだね。
誰かさんと違って。
そうだね。
つーか、まるで僕が暇人みたいやないか。
失敬だな。
このアイゼンハワーマトリクスは、「重要」、「重要でない」、「緊急」、「緊急でない」という4つの基準を元にタスクの優先順位を決めていきます。
この手法により、緊急性の高い業務をハッキリさせておくと、1日の業務を順序よく効率的に進められます。
アイゼンハワーマトリクスを使用した業務効率化の手順
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アイゼンハワーマトリクスと使った業務効率化の手順は以下のとおりです。
リストアップから図を使ってセクション分けをする2ステップ。
業務をリストアップする
まず、優先順位を決める前に、その日にやるべき事をリストアップします。
アイゼンハワーマトリクスはプライベートにも使えるよ。
おぬしの今日の予定か。
夕飯作ってくれるのか？
助かるのう。
自転車のパンク修理は無視！
もうちょい、待っとくれ。
いいかげん、直せや。
業務を図の4つのセクションに分類する
アイゼンハワーボックス
リストアップが終わったら今度は、上記のアイゼンハワーボックスと呼ばれる図の4つのセクションに業務を記入し分類していきます。
分類は、業務の重要度をどう考えるかで決まります。
①緊急かつ重要
「緊急かつ重要」には、ただちに行うべき業務です。
すぐに提出する必要のある書類の作成や確認など。
②重要だが緊急ではないもの
「重要だが緊急ではない」は、後日完了する必要のある業務になります。
締切が数週間先になっている業務などになります。
③緊急だが重要ではないもの
「緊急だが重要でないもの」は、他の人に任せた方がよい業務です。
会議のスケジュール調整などです。
④緊急でも重要でもないもの
「緊急でも重要でもないもの」は、オフィスの飾り付けのような業務で、このような業務はリストから削除してもかまいません。
アイゼンハワーマトリクスを使用する際の2つのポイント
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このアイゼンハワーマトリクスを使用して業務の優先順位を決める際のポイントは2つ。
１つのセクションの業務は10件まで
このアイゼンハワーマトリクスの図は４つのセクションに分かれていますが、１つのセクションの業務は10件までに抑え、新しい業務を追加するまでにすべての業務を完了するようにします。
また、優先順位に基づいて業務を整理していくと、明らかに1人では締切に間に合わないものが見つかる事があります。
その場合は、人に任せるようにしましょう。
大きなプロジェクトでは、特定の業務を他の人にまかせることで、プロジェクトを効率的に進めることができます。
業務は相手の強みに応じて任せる
2つ目のポイントは、業務は相手の強みに応じて任せるのが重要です。
また、人に業務を任せる際には
- 要件や締切を明確に伝える
- 進捗を随時確認すること
も必要です。
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まとめ
業務の優先順位を素早く決める事ができる「アイゼンハワーマトリクス」をご紹介しました。
このテクニックを取り入れれば、業務リストをより早く効率的に完了できるようになります。
よかったら、皆さんの現在の業務をこの「アイゼンハワーマトリクス」の図に分類し生産性や効率性の向上にお役立てください。